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Règlement d’Ordre Intérieur de la Palette Neufvilles-Senne H203

Définitions :

  • Le Club : Palette Neufvilles-Senne, association de fait, identifié sous le matricule H203 à la FRBTT
  • Membres : il y a 2 catégories :

–    Comité : composé des membres du Conseil d’administration (CA) et des membres à responsabilités définies (MRD)

–      Membres du club : joueurs affiliés au Club en règle de cotisation

  • L’assemblée générale : est constituée des tous les Membres

Article 1 – Composition et fonctionnement du Comité

Le Comité est composé du CA et des MRD.

Le CA est composé au minimum du président, du secrétaire et du trésorier ainsi que des personnes admises à s’investir dans la gestion courante du club et qui se voient attribuer des responsabilités selon leurs affinités et les besoins du Club. Les postes de président, de secrétaire et de trésorier ne peuvent être cumulés, et ces 3 fonctions sont indispensables.

Le CA est chargé de l’organisation ordinaire du Club et ses membres se partagent les différentes tâches à remplir pour en assurer le bon fonctionnement.

Pour assurer au Club un bon fonctionnement et un développement continu, il est souhaitable que chacun des membres du Club s’associe au CA pour l’aider à mener ces tâches à bonne fin.

§1 Fonction des membres du CA

  1. Le président

Il centralise toutes les activités et est responsable de la politique à long terme et de l’organisation du Club. Il participe à la recherche de tous les subsides possibles (ADEPS, FWB, …).  Il préside, coordonne l’assemblée générale et veille à son bon déroulement. Il préside les réunions du CA et, en cas de litige, sa voix est déterminante.

  1. Le secrétaire

Il conserve les archives du Club et est responsable de toute la partie administrative (correspondance, rédaction de procès-verbaux, …). Il est le garant de la transmission de tous les documents officiels, et ce dans les délais impartis.  Il est notamment chargé de tous les contacts avec la FRBTT et ses instances ainsi qu’avec les administrations communales. Il est le délégué du Club aux réunions organisées par la FRBTT et ses instances.

  1. Le trésorier

Il s’occupe de la trésorerie du Club et est responsable devant le CA et tous les membres de l’état de la caisse qu’il veille à alimenter avec l’aide  du CA par différentes activités.     .    

Lors de l’AG, il dresse le bilan financier de l’année écoulée.

  1. Le vice-président

Il s’agit d’une fonction facultative. Il assiste le président dans toutes ses fonctions et en cas d’absence temporaire de celui-ci, il assure l’intérim. Il est chargé de l’intégration des nouveaux et veille à régler au mieux les problèmes éventuels des membres.

Si cette fonction n’est pas attribuée, elle est répartie entre les autres membres du Comité.

  1. Autres membres du CA

Il s’agit de personnes qui s’engagent de manière régulière à participer au bon fonctionnement du club.  Cela peut notamment concerner les fonctions de responsable interclubs, de responsable encodage résultats, etc.

  1. – Le responsable interClubs

Il est chargé de la sélection des joueurs qui représenteront la Palette Neufvilles Senne lors des matchs de championnat placés sous l’égide de la FRBTT. En cas de nécessité, il peut déléguer ses pouvoirs de sélectionneur à un membre choisi par lui (capitaine d’équipe, membre du Comité, …) Il donne les informations utiles à tous les membres en vue du bon déroulement du championnat.     

2. – Le responsable encodage résultats

Il veille à l’encodage des résultats en temps et en heure sur le site de la fédération.  Il limite autant que possible les amendes par la vérification des feuilles de matchs et par l’explication du bon remplissage des feuilles de matchs aux joueurs.

 §2 Fonction des membres avec des responsabilités définies (MRD)

Dans le cadre de la fonction qui lui a été attribuée, le membre fait de son mieux pour réaliser la tâche qui lui est confiée.  Il informe régulièrement le CA sur l’avancement de sa tâche.

Le MRD se voit attribuer une ou plusieurs fonctions et/ou tâches bien précises. Il est responsable de toutes les actions mises en œuvre en vue d’atteindre les objectifs qui lui ont été fixés. A titre d’exemple, il peut être chargé de (liste non limitative) :

  • Organisation de la Coupe de Neufvilles
  • Fonctionnement de la buvette
  • Vérification régulière du matériel
  • Organisation d’une activité hors tennis de table (Marche ADEPS, tournoi de belote, vente de truffes, …)
  • Recherche de sponsors

§3 Missions du Comité

Les membres du Comité devront veiller entre autres :

  • À faire respecter les règlements de la Palette Neufvilles Senne
  • Au bon accueil des nouveaux
  • À ce que tous puissent jouer et apprendre à jouer
  • À l’organisation et au bon déroulement des séances et des entrainements dans les divers locaux
  • À l’organisation et à la prise des résultats des compétitions internes
  • Au bon usage des tables, filets, raquettes et balles du Club ainsi qu’à la sécurité et à la propreté des locaux
  • À la mise en place des tables en début de séance et à la remise en ordre des locaux en fin de séance
  • À prospecter continuellement la région en vue de trouver des jeunes et des moins jeunes en vue de former de nouveaux membres
  • À rechercher des possibilités de transfert en vue de renforcer l’effectif du Club
  • A planifier et organiser les activités du club

§4 Réunions du CA et du Comité

  1. Réunion du CA

Le CA de la Palette Neufvilles Senne se réunit régulièrement (au moins 4 fois par an).  Le CA peut inviter les MRD ou toute personne qu’il souhaite à participer à l’une ou l’autre réunion.

Les décisions du CA se prennent à la majorité simple. En cas d’égalité, la voix du président compte double. Chaque membre empêché du CA peut donner procuration à un autre membre sans que celui-ci détienne plus d’une procuration.

  • Réunion du Comité

Le Comité se réunit au moins une fois par an. L’objectif de la réunion est de définir les missions des MRD, leur champ d’action, leurs besoins et d’entendre leurs résultats.

  • Procès-verbaux

Les procès-verbaux de ces 2 types de réunions seront rédigés par le secrétaire.

Article 2 – Assemblée générale

§1 Responsabilités

L’AG se réunit tous les ans entre le 1er avril et le 30 juin sauf cas de force majeure.  

Elle est chargée de

  • l’étude des propositions de modifications aux statuts et règlements,
  • des projets de programme et d’activités du Club,
  • de l’élection des membres entrés en cours d’année dans le CA,
  • d’élire, tous les deux ans, un nouveau CA.  Les membres sortants du CA peuvent être réélus.

Les membres recevront une invitation par mail à l’AG au moins un mois à l’avance.

Les propositions sont votées à la majorité simple des présents ou représentés.

Toutes les candidatures et propositions ou projets doivent parvenir, au moins 15 jours avant la date de l’AG à l’adresse mail du club.

§2 Election du CA

L’élection se fait par écrit et chaque membre du Club présent à l’AG dispose d’un bulletin de vote personnel et, éventuellement d’une procuration (pour un membre absent).

Toutefois, si aucun membre présent ne fait d’objection, le vote peut se faire à main levée.

  1. Membres avec des responsabilités définies

Si un candidat ou plus postule pour un poste de membre à responsabilités définies, seul les candidats récoltant la majorité +1 des voix présentes ou représentées seront élus. Si aucun candidat n’a obtenu 50% des voix, un second tour oppose les deux candidats les mieux placés au premier tour. S’il n’y a qu’un candidat et qu’il n’obtient pas le quorum nécessaire, le poste reste vacant dans l’attente de nouveaux candidats.

  • Membres du CA

Chaque membre du club peut voter pour chaque candidat qui se présente.

Les candidats qui obtiennent la majorité +1 des voix présentes ou représentées sont élus dans le CA. Le CA comporte au maximum 10 membres. Si ce nombre est atteint et qu’il y a égalité de voix entre les derniers élus, un tour supplémentaire est organisé pour les départager.

  • Candidatures

Chaque membre du Club peut poser sa candidature pour un poste MRD ou de membre du CA ou les deux à la fois.

§3 Démission, exclusion et remplacement d’un membre du Comité

  1. Décès, absence durable ou démission

En cas de décès, d’absence durable ou de démission, le CA choisit un remplaçant qui sera confirmé par le vote des membres lors de l’assemblée générale annuelle suivante.

Tout membre du Comité peut se démettre de ses fonctions définitivement.

Trois absences consécutives non-justifiées aux réunions du CA impliquera d’office une démission.

  • Exclusion

Un membre du Comité peut être exclu pour des raisons graves (après réunion du CA et selon la procédure ci-dessous). Une première réunion du CA, à laquelle ne participera pas le membre incriminé, se tiendra à la demande d’au moins deux membres. Si le CA juge leurs raisons suffisantes, il se réunira de nouveau pour écouter le membre incriminé. Un vote mettra fin aux débats.

L’exclusion ne peut être votée qu’à la majorité des deux tiers du CA réuni au complet (hors membre incriminé).  Si le CA n’est pas au complet, une seconde réunion sera fixée et la décision sera prise à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Mode d’élection pour tout remplacement :

  • Le vote est secret et se fait par écrit
  • Une liste de candidats a été établie au préalable
  • Chaque membre du CA écrit sur un papier le nom du candidat à son avis le plus apte à remplir le poste vacant
  • Pour être élu, un candidat doit réunir la moitié des voix] 

Si aucun membre du CA ne s’y oppose, la procédure d’élection peut se faire à main levée.

§4 Dissolution du Comité

Le Comité peut être dissous à la demande conjointe du président et de 2 membres du CA ou à la demande de la moitié des membres du Comité. Il peut également être dissous en cas de contestation entre le Comité et les membres du Club, si plus de 40% des membres du club s’opposent à une décision du Comité non autorisée par les statuts ou par une AG.

Après dissolution, le CA est chargé de la gestion ordinaire du Club et une AG extraordinaire est convoquée à plus bref délai, avec pour mission l’élection d’un nouveau Comité.

Article 3 – Modification des statuts ou des règlements

Les statuts et règlements du Club peuvent être modifiés par l’AG des membres, à la majorité des deux tiers des présents ou représentés. Les Membres empêchés peuvent donner procuration à un autre membre sans que celui-ci détienne plus d’une procuration. Les membres du club et le Comité peuvent proposer des modifications aux statuts lors de l’AG (au minimum 15 jours avant la date de l’AG).

Article 4 – Exclusion d’un membre

En cas de motifs graves, le CA peut, à la demande du président, exclure tout membre du Club, aux deux tiers des voix du Ca complet. Si le CA n’est pas au complet, une seconde réunion sera fixée et la décision sera prise à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 5 – Cotisation

Une cotisation annuelle est demandée aux membres. Elle sert d’inscription aux diverses manifestations organisées par le Club. Le montant de cette cotisation est fixé chaque année par l’AG des membres sur proposition du CA. Elle est diminuée proportionnellement en fonction du nombre de mois restant pour les nouveaux membres s’affiliant au Club après le 31 décembre et n’ayant pas joué avant cette date.

Cotisation :

  • 125 € pour les joueurs qui participent au championnat (le prix est le même que si le membre décide de jouer un match ou tous les matchs pendant la saison)
  • 125 € pour les joueurs qui ne participent pas au championnat mais bien aux entraînements dirigés] 
  • 75 € pour les membres ou joueurs extérieurs en entraînement libre
  • 25 € de réduction par membre supplémentaire d’une même famille habitant sous le même toit.

Les prix mentionnés le sont à titre indicatif (saison de référence 2020-2021). Le montant de la cotisation est mentionné chaque année sur le site web www.neufvilles-senne.be onglet inscriptions. Ce montant doit être payé avant le 15 août de chaque année pour ceux qui jouent en championnat et avant le 15 septembre pour les autres, sauf décision du CA. À défaut, le joueur perd sa qualité de membre du Club.

Article 6 – Séances d’entraînements

L’horaire des entraînements est communiqué au moins une fois par an, au début de la saison par courriel et/ou courrier postal ; il est aussi mentionné sur le site web du club. Les premiers arrivants montent les tables, les derniers présents remettent le local en ordre en suivant les directives sanitaires et organisationnelles données par le Comité.

Article 7 – Responsabilités individuelles

Tous les membres se doivent de coopérer avec les membres du Comité. Chacun veillera donc, dans son propre intérêt, à maintenir en bon état le patrimoine du Club et ses locaux ainsi qu’à respecter les règles de bonne vie et mœurs sur le parking et dans la salle.

Il est donc à noter également que les tables ne sont pas réservées à des personnes en particulier. Chacun doit pouvoir s’entraîner régulièrement.

Article 8 – Ordre

Le Comité se doit de faire respecter une certaine discipline, englobant aussi bien le respect du local et du matériel que le comportement des joueurs dans les locaux et à l’extérieur.

Chaque joueur aligné dans un match où il représente le club (interClubs, championnats provinciaux, …) doit porter le maillot du club, s’identifiant ainsi comme membre de notre club, et par respect pour nos sponsors.

Pour faire respecter l’ordre, le CA pourra prendre diverses sanctions : avertissements, suspensions, pénalités financières en cas de dégradations, …

Article 9 – Sanctions

Tout joueur désigné pour faire partie d’une équipe du Club selon les dispositions de l’article 12 et ne se présentant pas à l’heure et à l’endroit convenu est passible d’une sanction infligée par le CA. L’importance de cette sanction est estimée par le CA en fonction du préjudice encouru par le Club du fait de ce désistement. Le responsable interClubs doit être prévenu au moins trois jours avant un match de l’absence de son joueur sauf cas de force majeure, où le joueur informera le plus tôt possible de son absence ; la force majeure est un événement non prévisible, indépendant de la volonté du joueur, et qui l’empêche de tenir son rôle dans l’équipe.

Ce qui précède est également valable en cas de non-respect des règles de la FRBTT entraînant des sanctions contre le Club à cause d’un joueur. Le CA peut mettre à charge du joueur les amendes infligées par la FRBTT du fait du comportement du dit joueur.

Article 10 – Activités du club

Les membres du Comité veillent à la bonne marche des évènements organisés par le Club.

Article 11 –  Past-président

Le président sortant peut pendant la première année du mandat de son successeur, participer aux réunions du CA. Il y possède les mêmes droits que chacun des autres membres. Son rôle est d’assurer la continuité dans l’organisation du Club (sauf en cas d’exclusion).

Article 12 – Sélections des équipes

Les équipes participant au championnat sont formées par le responsable interClubs en collaboration avec le CA.

Article 13 – Feuilles de matchs

Les feuilles de matchs d’interClubs doivent être remises au responsable de l’encodage des résultats le jour même du championnat lors des matchs à domicile.

Article 14 – Règlement sportif

Les membres doivent respecter le règlement sportif d’application prévu par la Fédération royale belge de tennis de table (cfr site de la FRBTT et de l’AFTT).

Article 15 – Transferts

Les transferts sont discutés par le CA et décidés à la majorité simple.

Article 16 – Assurances

Les membres non affiliés à l’AFTT sont couverts par une assurance dégâts corporels supplétive à leur assurance familiale.

Les membres évoluant en championnat sont couverts par l’assurance souscrite par l’AFTT.

Les membres du Comité sont couverts par une assurance protection juridique spécifique.

Le 07 septembre 2020.